BIBLIOTECA DE LA COMUNA DE PEDRO AGUIRRE CERDA CUENTA CON REGISTRO TOTALMENTE DIGITALIZADO DE SUS SOCIOS

La Biblioteca Pública de la comuna de Pedro Aguirre Cerda, durante el año 2010 finalizo el proceso de digitalización de la totalidad de los antecedentes de sus socios. Se digitalizaron 1.199 fichas con una equivalencia de 7.900 páginas.

Hasta el año pasado el registro de usuarios, que abarcaba desde el año 1996 a mayo de 2010,  se encontraba almacenado en 38 archivadores, que entre otros antecedentes contenían la ficha de inscripción propiamente tal, historial de préstamos, certificado de residencia, fotocopia de la cedula de identidad,, etc. Este cúmulo de información junto con encontrarse desorganizado y deteriorado ocupaba más de tres metros lineales de estantería. A ello se debía sumar que el acceso a la ficha de un usuario requería una considerable inversión de tiempo en su búsqueda.

Como una forma de disminuir los tiempos de acceso al registro histórico de socios y optimizar los espacios destinados al almacenamiento de colecciones bibliográficas (eliminando archivos históricos innecesarios) es que la biblioteca decidió digitalizar todo ese acervo documental. Lo que en la práctica significó traducir 4,3 mts. lineales de estanterías a 5,6gb.

Esto se realizo con el equipamiento de recursos tecnológicos que Biblioredes ha entregado a la biblioteca (scanner y PC).

Para acceder a cada una de las fichas se confeccionó una base de datos, la que permite el acceso automatizado a cada una de ellas,  ya sea por RUT del usuario, nombre o fecha de incorporación a la biblioteca. Además, se pueden realizar criterios de búsqueda lo que permite la confección de estadísticas.

El proceso de definición y  diseño de la base de datos, políticas de respaldo de información y el flujo de trabajo estuvo a cargo del profesional de la biblioteca y el proceso de poblamiento de la base de datos y digitalización de las fichas de usuario, previa capacitación, estuvo a cargo del personal administrativo de la biblioteca.

El desarrollo de esta alternativa, que junto con proyectar una imagen de modernización de la gestión de esta biblioteca, permitió recuperar y optimizar espacios para el almacenamiento de colecciones bibliográficas ya que se pudo proceder a la eliminación de los registros físicos (papel) del archivo histórico de socios.

Actualmente la biblioteca junto con el registro de usuarios en ALEPH, mantiene su propia base de datos, donde todos los antecedentes que presenta un usuario para su incorporación como socio son digitalizados para luego devolvérselos. De esta manera esta biblioteca ya no cuenta con registro papel de sus socios.